Aufwandsersatz, Steuern, Rechtliches

Wer kommt für Kosten auf, die im Rahmen des Engagements entstehen?

Auch im Rahmen der freiwilligen Tätigkeit können Kosten entstehen. Damit die Freiwilligen nicht auf diesen Kosten sitzen bleiben, sollten die Einrichtungen dies im Erstgespräch mit den Freiwilligen klären. Damit Freiwillige für ihr unentgeltliches Engagement nicht noch finanzielle Aufwendungen tragen müssen, sollte sichergestellt werden, dass Kosten, die bei der Ausübung der Tätigkeit entstehen, in jedem Fall von der Einrichtung übernommen werden (z.B. Materialkosten für ein Kreativangebot). Diese Frage ist im Erstgespräch zu klären.

Zur Checkliste für das Erstgespräch (PDF; 96 KB)

Können Fahrtkosten im Rahmen des Engagements erstattet werden?

Die Erstattung von Fahrtkosten, die im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit entstehen, liegt in der Verantwortung der Organisation, für den die ehrenamtliche Arbeit geleistet wird. Art und Umfang der Erstattungsleistungen hängen von den finanziellen Möglichkeiten der Organisation ab und fallen deshalb sehr unterschiedlich aus. Nicht in jedem Fall sind überhaupt Erstattungen möglich. Wichtig ist es, mögliche Leistungen des Trägers vor Aufnahme der ehrenamtlichen Tätigkeit abzuklären, um unnötige Enttäuschungen zu vermeiden.

Bei Fahrten, die im Zusammenhang mit der ehrenamtlichen Tätigkeit unternommen werden, handelt es sich um Dienstfahrten. Diese können steuerfrei erstattet werden. Die Höhe der Erstattung richtet sich dabei nach dem Bundesreisekostengesetz, z.B. mit 0,20 Euro pro gefahrenem Kilometer. Die Höhe der Erstattung kann allerdings auch abweichen.

Zum Nachweis der Reisekosten kann beispielsweise ein Fahrtenbuch geführt werden oder zumindest eine Auflistung der Fahrten mit Abfahrts- und Zielort, Angabe über den Grund der Reise und die Entfernung in Kilometern. Bei Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel erfolgt die Erstattung grundsätzlich gegen Belege, zum Beispiel durch die Fahrkarte. Hierbei sollte die Bus- und Bahnfahrt in 2. Klasse mit Nutzung möglicher Vergünstigungen (BahnCard) erfolgen.

Voraussetzung für die Erstattung von Aufwendungen ist die Notwendigkeit der Fahrten und dass die Erstattung selbst in der Satzung des Vereins vorgesehen ist. Alternativ kann dies auch durch einen Vorstandsbeschluss oder eine anderen vertragliche Regelung erfolgen und sollte allen Vereinsmitgliedern bekannt gemacht werden.

Weitere Informationen im Bundesreisekostengesetz

Werden Aufwandsentschädigungen gezahlt?

Die Zahlung von Aufwandsentschädigungen wird zwischen dem Freiwilligen und der jeweiligen Organisation individuell vereinbart. Es gibt Bereiche, in denen die Zahlung von Aufwandsentschädigungen selbstverständlich geworden ist und auch auf klaren gesetzlichen Regelungen basiert wie z.B. die Zahlung der steuerfreien Übungsleiterpauschale im Sportbereich. In anderen Bereichen gibt es keine oder sehr unterschiedliche Regelungen. Durch die Einführung verschiedener Freiwilligendienste gibt es inzwischen auch sprachliche Unterschiede, beispielsweise wird die Aufwandsentschädigung im Bundesfreiwilligendienst wie auch in den Jugendfreiwilligendiensten (FSJ & FÖJ) als Taschengeld bezeichnet.

In jedem Fall sollten Freiwillige keine finanziellen Aufwendungen durch ihr Engagement haben. Wenn Auslagen wie Telefon-, Portokosten oder Fahrt- und Materialkosten entstehen, sollte dafür der Verein oder die Einrichtung aufkommen, in deren Auftrag der/ die Freiwillige tätig ist. Die Art und Weise der Erstattung wird unterschiedlich gehandhabt und wird zwischen Einrichtung und Freiwilligem individuell vereinbart.

Welche Formen der Aufwandsentschädigung gibt es?

Aufwendungen, die Ehrenamtliche für ihren Verein erbringen - sei es Arbeitszeit, die Nutzung des privaten PKW oder Telefons, Porto- oder Reisekosten oder die kostenlose Zur-Verfügung-Stellung von Räumen - können zurückerstattet werden, wenn dies in der Satzung des Vereins ausdrücklich vorgesehen ist oder durch einen Vorstandsbeschluss oder eine andere vertragliche Regelung vereinbart und allen Vereinsmitgliedern bekannt gemacht wurde.

Für die Erstattung der Aufwendungen, die durch das Engagement entstehen, hat sich der Begriff der Aufwandsentschädigung eingebürgert. Es lassen sich verschiedene Formen der Aufwandsentschädigungen unterscheiden:

Es werden die tatsächlich entstandenen Aufwendungen (z.B. Porto, Telefonkosten) gegen Einzelnachweis (z.B. Rechnung, Einzelverbindungsnachweis) erstattet. Die tatsächlich entstandenen Aufwendungen werden durch Zahlung einer Aufwandspauschale erstattet, sodass kein Einzelnachweis notwendig ist. Es werden nicht nur die tatsächlich entstandenen Kosten, sondern auch der Zeitaufwand für das Engagement erstattet. Mit einer Aufwandsentschädigung kann auch eine Erstattung des durch die Engagement-Tätigkeit bedingten Verdienstausfalls gemeint sein.

Müssen Aufwandsentschädigungen versteuert werden?

Die Erstattung von tatsächlich entstandenen Sachkosten (Telefon, Porto, Fahrtkosten, Materialien), die einzeln durch Belege nachgewiesen werden müssen, ist steuerfrei. Werden dagegen Aufwandsentschädigungen über die reine Erstattung von tatsächlich entstandenen materiellen Aufwendungen hinaus gezahlt, stellt sich im Sozialrecht die Frage nach der Erhebung von Sozialversicherungsbeiträgen, im Steuerrecht geht es um die Frage, ob gezahlte Aufwandsentschädigungen als Einkommen zu versteuern sind.

Im Rahmen der steuerlichen Regelungen ist zu beachten, dass Freibeträge für Ehrenamtliche nicht kombinierbar sind! Die Ehrenamtspauschale darf nicht in Anspruch nehmen, wer bereits für dieselbe Tätigkeit eine Übungsleiterpauschale geltend macht – und umgekehrt. Die Ehrenamtspauschale ist bis zu einer Höhe von 720 Euro pro Person und Jahr steuer- und sozialabgabefrei. Darüber hinausgehende Beträge müssen versteuert werden. Pro Person und Jahr können im Rahmen der Übungsleiterpauschale 2.400 Euro steuer- und sozialabgabenfrei hinzuverdient werden. Lediglich der diesen Freibetrag übersteigende Teil nebenberuflicher Einnahmen muss versteuert werden.

Weitere Informationen zur Aufwandsersatz

Was ist die Ehrenamtspauschale?

Die Ehrenamtspauschale kann für jede Art von Tätigkeit für gemeinnützige Vereine, kirchliche oder öffentliche Einrichtungen in Anspruch genommen werden, zum Beispiel für eine Tätigkeit als Vereinsvorstand, Schatzmeister, Platzwart, Gerätewart, Reinigungsdienst oder Fahrdienst von Eltern zu Auswärtsspielen von Kindern. Auch ehrenamtliche Schiedsrichter im Amateurbereich können die Ehrenamtspauschale in Anspruch nehmen.

Die ehrenamtliche Tätigkeit muss der Förderung von gemeinnützigen, mildtätigen oder kirchlichen Zwecken dienen. Sie muss nebenberuflich ausgeübt werden. Das heißt, sie darf zeitlich nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nehmen.

Die Ehrenamtspauschale ist bis zu einer Höhe von 720 Euro pro Person und Jahr steuer- und sozialabgabefrei. Darüber hinausgehende Beträge müssen versteuert werden.

Weitere Informationen vom Bundesfinanzministerium

Ehrenamtspauschale im Einkommenssteuergesetz

Was ist die Übungsleiterpauschale?

Einkommen muss generell versteuert werden. Dazu gehören auch pauschale Aufwandsentschädigungen, es sei denn, sie fallen unter die sogenannte Übungsleiterpauschale. Diese Pauschale stellt bestimmte, an sich steuerpflichtige gemeinwohlorientierte Tätigkeiten steuerfrei. Unter diese Tätigkeiten fallen zum Beispiel:

  • Pflege alter, kranker oder behinderter Menschen (außer die gesetzliche Betreuung nach § 1835a BGB)
  • Tätigkeiten als Übungsleiter, Ausbilder, Erzieher, Betreuer
  • künstlerische Tätigkeiten

Die aufgeführten Tätigkeiten müssen im Dienst oder Auftrag einer öffentlichen oder öffentlich-rechtlichen Institution, eines gemeinnützigen Vereins, einer Kirche oder einer vergleichbaren Einrichtung zur Förderung gemeinnütziger, mildtätiger oder kirchlicher Zwecke ausgeübt werden. Die Tätigkeit darf nicht im Hauptberuf ausgeübt werden, wobei eine Tätigkeit als nebenberuflich gilt, wenn sie zeitlich nicht mehr als ein Drittel eines vergleichbaren Vollzeitberufs in Anspruch nimmt.

Pro Person und Jahr können 2.400 Euro steuer- und sozialabgabenfrei hinzuverdient werden. Lediglich der diesen Freibetrag übersteigende Teil nebenberuflicher Einnahmen muss versteuert werden. Die Steuerpflicht gilt nicht für Kostenerstattungen gegen Belege, denn hier werden ja nur verauslagte Beträge zurückerstattet.

Weitere Informationen vom Bundesfinanzministerium

Übungsleiterpauschale im Einkommenssteuergesetz

Was ist eine Aufwandsspende?

Bei einer Aufwandsspende verzichten Engagierte auf die Zahlung des bestehenden Aufwandsersatzes. Um die Spende auch steuerlich geltend machen zu können, müssen folgende Voraussetzungen gegeben sein:

  • die Zahlung des Aufwandsersatzes sollte im Voraus festgelegt und am besten schriftlich festgehalten werden
  • der Verzicht kann erst im Nachhinein erfolgen
  • der Verein bzw. die Organisation sollte zahlungsfähig sein
  • der Verzicht muss zeitnah an die Leistung (schriftlich) erklärt werden
  • der Erstattungsanspruch muss in der Höhe angemessen sein
  • die Spende muss freiwillig und unentgeltlich erfolgen

Natürlich können die Aufwendungen auch erstattet werden und im Anschluss an den Verein oder die Organisation zurückerstattet werden. Für die Spende wird dann eine Zuwendungsbestätigung erstellt.

Weitere Informationen vom Bundesfinanzministerium

Darf man sich engagieren, wenn man arbeitslos ist?

Ein Ehrenamt wird durch Arbeitslosigkeit nicht ausgeschlossen, auch wenn Leistungen nach dem Arbeitsförderungsgesetz des SGB 3 bezogen werden. Voraussetzung ist, dass eine eventuelle berufliche Wiedereingliederung nicht behindert wird.

Weitere Informationen im SGB 3

Haben Ehrenamtliche das Recht auf Freistellung?

Ehrenamtlich in der Jugendarbeit tätige Freiwillige können nach dem Gesetz bis zu 12 Arbeitstage jährlich auf Antrag beim Arbeitgeber von der Arbeit freigestellt werden. Der Arbeitgeber hat dann Anspruch auf Kostenerstattung in Höhe des Gesamtsozialversicherungsbeitrages für die entsprechende Zeit. Den Anspruch kann er dem Land gegenüber geltend machen. Die ehrenamtlich tätige Person hat zudem einen Anspruch auf eine Kostenpauschale als Ersatz für den Verdienstausfall.

Ein Antrag auf Freistellung kann durch den Träger der Maßnahmen beim Arbeitgeber gestellt werden. Zuständig ist das Landesverwaltungsamt in Halle. Freistellungen für bestimmte Fortbildungsmaßnahmen sind ebenfalls möglich. Der Antrag hierfür ist mindestens sechs Wochen vor der Veranstaltung beim Arbeitgeber einzureichen.

zum Landesverwaltungsamt Halle

Ist ein Führungszeugnis notwendig?

Das Führungszeugnis gibt in Form einer Urkunde Auskünfte, ob mögliche Vorstrafen zu einer Person vorliegen. Freiwillige, die im Kinder- und Jugendbereich tätig sind, benötigen ein erweitertes Führungszeugnis. Für die Antragstellung des erweiterten Führungszeugnisses ist eine Bescheinigung der Stelle vorzulegen, die das Führungszeugnis verlangt. Diese Bescheinigung sollte die Notwendigkeit auf Auskunft und Erteilung des Führungszeugnisses darlegen. Das Führungszeugnis muss persönlich bei der örtlichen Meldebehörde (Bürgerbüro) beantragt werden. Dabei muss man seinen Personalausweis oder Reisepass mitbringen. Eine Beantragung über das Internet ist ebenfalls möglich. Das Privatführungszeugnis wird mit der Post an die angegebene Privatadresse zugesandt. Ansonsten wird das Führungszeugnis direkt an die Einrichtung gesandt, die im Antrag angegeben wurde.

Im Jahr 2012 änderte das Bundesamt für Justiz die Gebührenregelungen, sodass Führungszeugnisse für ehrenamtlich Tätige seither gebührenfrei sind.

zum Merkblatt zur Erhebung von Gebühren für das Führungszeugnis (PDF; 52,4 KB)

Empfehlungen des Deutschen Vereins zu Führungszeugnissen (PDF; 405 KB)

Muss es zwischen der Einsatzstelle und dem Freiwilligen einen schriftlichen Vertrag geben?

Vereinbarungen über ehrenamtliche Tätigkeiten schützen beide Seiten. Da die ehrenamtliche Tätigkeit eine freiwillige Leistung ist, besteht keine Verpflichtung, diese vertraglich zu regeln. Es kann aber für die Ehrenamtlichen wie auch für die Organisation sinnvoll sein, eine Vereinbarung über die ehrenamtliche Tätigkeit abzuschließen und darin Fragen wie Tätigkeitsinhalt, Tätigkeitsumfang, Aufhebung, Haftung, Unfälle und Schäden, Aufwendungsersatz zu regeln. Für die Einsatzstellen bedeutet dies eine gewisse Verbindlichkeit und damit Verlässlichkeit in Bezug auf die ehrenamtliche Tätigkeit; den Freiwilligen bietet eine solche Vereinbarung Sicherheit bezüglich Tätigkeitsinhalte und -umfänge, Versicherung, und die Erstattung von Aufwendungen.

Muster zur Vereinbarung zwischen Organisationen und Freiwilligen (PDF; 383 KB)

Sind Freiwillige versichert während ihrer Tätigkeit?

Ob in Sport- und Heimatvereinen, Kirchgemeinden, Umwelt- und Flüchtlingsinitiativen: rund 685.000 Sachsen-Anhalter sind ehrenamtlich aktiv. Seit 1.1.2018 hat die Landesregierung die Rahmenbedingungen für ehrenamtliches Engagement verbessert und Freiwilligen sind über das Land nun lückenlos unfall- und haftpflichtversichert. Das heißt, dass der Versicherungsschutz jetzt erstmals auch für diejenigen Ehrenamtlichen gilt, die sich außerhalb größerer Vereine und Organisationen bzw. Kommunen engagieren.

Der neue Versicherungsschutz ist bereits zum 1. November 2017 in Kraft getreten. Die Inanspruchnahme erfordert keine gesonderte Anmeldung von Ehrenamtlichen, Initiativen, Gruppen oder Projekten.

zur Pressemitteilung vom Ministerium für Arbeit, Soziales und Integration (5.2.2018)

Versicherungsschutz für bürgerschaftlich Engagierte (PDF; 271 KB)


Kann eine ehrenamtliche Tätigkeit jederzeit beendet werden?

Eine ehrenamtliche Tätigkeit basiert auf absoluter Freiwilligkeit und ist somit jederzeit auch zu beenden. Dieser Umstand ist z.B. insbesondere für Arbeitslose sehr bedeutsam, da ehrenamtliche Tätigkeiten nicht die Aufnahme einer regulären Beschäftigung behindern dürfen. Trotzdem sollten Freiwillige und Einsatzstellen ein gewisses Maß an Verbindlichkeit vereinbaren, um Tätigkeiten und Projekte sinnvoll planen und umsetzen zu können.

  • Facebook-Icon
  • YouTube-Icon
  • Twitter-Icon
Mitmachen: Logo herunterladen!Logo Weltoffen
Engagiert in Sachsen-Anhalt